Phần mềm ERP là gì? Công dụng và hạn chế của phần mềm ERP

Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP (Enterprise resource planning software) là một giải pháp phần mềm được ra đời cũng cách đây khá lâu với mục đích là hỗ trợ cho việc quản trị một công ty. Phần mềm này được sử dụng cho một doanh nghiệp nhằm giải quyết các hoạt động thường ngày. Chức năng chính của phần mềm ERP là tập hợp tất cả các phòng ban, mọi chức năng của công ty vào một hệ thống máy tính duy nhất để dễ dàng theo dõi, đồng thời cũng linh hoạt để đáp ứng các nhu cầu khác nhau. Nói cách khác, phần mềm ERP là một phần mềm khổng lồ, có khả năng làm những việc về tài chính, nhân sự, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và còn nhiều thứ khác nữa.

Công dụng của phần mềm ERP

Phần mềm ERP xuất hiện như một sự gắn kết cần thiết khi mà trong các doanh nghiệp, từng phòng ban khác nhau sẽ sử dụng một loại phần mềm khác nhau. Khi dùng các app riêng lẻ như thế thì việc kết nối dữ liệu từng phòng ban gặp rất nhiều khó khăn, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn và không tương thích với nhau. Vì vậy, với việc xuất hiện của phần mềm ERP, sẽ gom hết tất cả những thứ này lại với nhau và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để tất cả mọi người có thể truy cập và chia sẻ dữ liệu cho nhau.

Ví dụ, một công ty một doanh nghiệp có một hệ thống bán lẻ trên khắp cả nước, với nhiều nhân viên cùng chức danh, hoạt động và quyền hạn khác nhau trong công ty thì sẽ rất hạn chế để cùng nhau xử lý một dữ liệu khi có một khách hàng oder đơn hàng trong công ty.

Việc phần mềm ERP xuất hiện với mục đích giải quyết tất cả mọi vấn đề đơn lẻ này. Một phần mềm duy nhất để công ty phải sử dụng quản lý. Tất nhiên, ERP sẽ được chia nhỏ ra thành các gói tùy mục đích như gói tài chính, gói nhân sự, gói kho bãi,… nhưng vấn đề cơ bản là dữ liệu được nằm chung một chỗ, không bị phân tán nhỏ lẻ, và giám đốc điều hành vẫn có thể theo dõi chặt chẽ, nắm bắt tình hình doanh nghiệp mà không cần phải đợi hàng tá các báo cáo từ nhiều bộ phận khác nhau nữa.

Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ được tùy biến theo nhu cầu của từng công ty bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau, những quy trình khác nhau. Và không chỉ các gói có thể tùy biến mà từng biểu mẫu, từng thanh công cụ, vị trí các nút, các khu vực điền số liệu... cũng thể được tinh chỉnh lại cho phù hợp nhất. Nói cách khác, ERP sở hữu tính linh hoạt cực kỳ cao, và đây cũng là công việc chính của những công ty triển khai ERP đến cho khách hàng của mình.

Hi vọng lớn nhất đối với ERP đó là nó có thể cải thiện việc xử lí đơn hàng cũng như những thứ can hệ đến doanh thu, lợi nhuận, xuất hóa đơn… Đây là những thứ được gọi với cái tên “fulfillment process”, và cũng vì lý do này mà ERP hay được gọi là một “ứng dụng chống lưng” cho văn phòng. Trong thời gian khoảng 10 năm trở lại đây có sinh ra thêm vài module để quản lý đối tượng mua hàng, chứ trước đó ERP chỉ dồn vào một chỗ việc tự động hóa những bước khác biệt trong hoạt động của tổ chức kinh doanh sản xuất.

Hạn chế của phần mềm ERP

Việc phần mềm ERP xuất hiện đã mang nhiều giải pháp tối ưu cho công ty và doanh nghiệp, nhưng song song ở đó vẫn còn nhiều hạn chế. Tiêu biểu như là các nhân viên phải thay đổi hoàn toàn cách vận hành một phần mềm hoàn toàn mới vào công ty của mình, không còn thủ công và đơn giản như trước nữa. Một nhân viên nhập liệu phải update thông tin khách hàng một cách liên tục, không còn làm thủ công trên giấy tờ nữa. Nếu họ không làm như thế, màn hình ở bên nhân viên tiếp xúc với khách hàng sẽ hiển thị là trong kho đang không có thứ mà khách hàng muốn, thế là mất đi cơ hội kiếm tiền.

Một vấn đề nữa là các nhân viên phải tận dụng tối đa các công dụng của phần mềm, thay đổi cách làm việc của mình để thích nghi với hệ thống mới. Đây là một vấn đề nan giải khiến cho đôi khi dự án ERP tại công ty bị thất bại trong khâu tích hợp và ứng dụng thực tiễn chứ ít khi bị thất bại do thiếu tiền. ERP giúp công ty tiết kiếm được một khoản chi phí khá lớn so với cách làm việc thủ công, nhưng nếu không chịu thay đổi cách vận hành thì có thể bạn đang phí tiền mà thôi.

Ngoài ra, một lý do khiến ERP thường bị thất bại khi triển khai mặc dù doanh nghiệp đã chi rất nhiều tiền, đó là những người lãnh đạo không rành về hệ thống. Họ chỉ biết rõ nhu cầu của mình, và chỉ đạo xuống cho bên IT thực hiện. Bên IT lại không rõ về quy trình của doanh nghiệp cũng như các yêu cầu kinh doanh nên lại gặp khúc mắc khi triển khai. Phải giải quyết cho được mối quan ngại này thì ERP mới thật sự mang lại lợi ích như những gì nó vốn có.